Date
1/7/2010

Validité
31/07/2010

Fonction

Département

Type de contrat
Contrat à Durée Déterminé (CDD) - Temps Plein

Description
Ville : Kinshasa
Mission
Job Objectives :

Le coordinateur administration finances est en charge de la gestion budgétaire, de la comptabilité, des plans de financement, du respect des procédures contractuelles bailleurs, de l’administration de la mission et de la légalité des contrats ACF, de la gestion des RH de la mission.

Objectif 1 : Comptabilité et trésorerie

* Tenue des caisses principales * Contrôle et centralisation des comptabilités de chaque base et appuyé les bases pour améliorer la qualité de la comptabilité. * Élaboration des documents comptables mensuels comme les prévisionnels et la fiche de trésorerie * Contrôle mensuel sur le logiciel comptable SAGA v.4.10 * Vérifie que la comptabilité est conforme à tous les contrôles avant qu’elle soit envoyée à New York * Contrôle la trésorerie de la mission et certifie qu’un minimum de cash soit restant sur les bases et sur la mission en général * Effectue les virements bancaires aux bases, les retraits et la gestion du cash (comme les changements de devise) afin d’assurer la sécurité du cash et trouver les termes les plus avantageux pour la mission * Fait les préparations nécessaires pour les audits faits au niveau mission * Fait des audits internes * Suivi des procurations et avances aux staffs nationaux et expatriés assurant que chacun rembourse ses dettes * Suivi des avances sur indemnités des expatriés s’assurant que chacune est communiquée au siège de référence et qu’elles soient entrées sur la comptabilité * Suivi les créditeurs/débiteurs de la mission assurant que nous soyons à jour sur notre payables/ recevables

Objectif 2 : Gestion budgétaire et gestion prévisionnelle

* Collaboration intensive avec le Chef de Mission, les coordinateurs, les Chefs de Base et les techniques pour assurer la bonne gestion des contrats * Collaboration intensive avec le Chef de Mission, les coordinateurs, les Chefs de Base et les techniques pour assurer que les prévisionnels de la mission et les demandes de fonds de New York soient réalistes et conformes à nos restrictions contractuelles * Mettre en place un système cohérent de suivi d’amortissement des équipements ACF * Gestion des budgets de la mission de manière à ce que le besoin en fonds propres soit limité * Élaboration des proposals, rapports et avenants selon les procédures et deadlines * Etablissement des suivis budgétaires et harmonisation avec les programmes * Suivi du plan de financement du staff et des expats * Elaboration des rapports financiers bailleurs * Préparation des audits financiers et garant du respect des procédures bailleurs et ACF sur le plan financier * S’assurer que les factures, les documents logistiques et les autres fichiers soient classées comme il est exigé par nos bailleurs et par nos règles internes

Objectif 3 : Management de l’équipe

* Forme les administrateurs de la mission afin qu’ils puissent bien effectuer leurs taches variées même en l’absence du Coordinateur Admin (surtout la comptabilité ; les suivis budgétaires et les prévisionnels) et assure leurs évaluations régulières. * Forme les Chefs de base et leurs assistants au niveau financier et administratif * Briefing des expatriés à leur arrivée sur les règles et procédures financières * Visite des bases si nécessaire pour former, soutenir et/ou auditer * Évaluation des staffs de son équipe

Objectif 4 : Gestion des Ressources Humaines de la mission

* Participer au recrutement des cadres nationaux * Contrôler la mise à jour des dossiers individuels du personnel * Superviser l’organisation des entretiens annuels d’évaluation et l’analyse des grilles * Contrôler la révision annuelle des salaires * Participer à l’élaboration d’un plan de formation annuel * Superviser le paiement des salaires, impôts et charges sociales auprès des autorités appropriées * Superviser la mise à jour des documents administratifs des expats : validité des visas, enregistrement ambassade * Superviser les voyages, paiement du perdiem, avances sur indemnités et allocation break. * Superviser la préparation et l’envoi des fiches retour au siège NY pour les expats en fin de mission * S’assurer de l’adéquation des times-sheets, des fiches RTT et de leur envoi mensuel au siège de chaque expatrié. * Envoyer mensuellement la data expat et un rapport RH de la mission.

Objectif 5 : Responsabilités diverses

* Certifie qu’ACF adhère à ses obligations contractuelles * Assure en collaboration avec le CDM, la mise en place des procédures bailleurs pour la mission (notamment ECHO, UNDP, UNICEF et OFDA) * Assure la coordination avec les responsables financiers et les administrateurs des autres ONGs, des bailleurs et des organisations internationales en RD Congo * S’assure que les achats effectués par la mission sont conformes aux règles de bailleurs et aux règles internes ACF * S’assure qu’ACF répond aux exigences de la législation locale en matière d’enregistrement, de taxes et autres dispositions légales. * Peut être amené à assurer l’intérim du Chef de mission ou Coordinateur logistique en leur absence * Doit travailler en coordination et bonne entente avec les coordinateurs et chef de mission afin d’assurer la cohésion de la mission et de sa coordination. * Maintient les relations avec les responsables financiers des bailleurs de fonds sur le terrain et assure qu’ils effectuent les paiements contractuels à l’heure * Est au courant de changements de règles de nos bailleurs principaux : notamment ECHO, UNDP, UNICEF, AECI et OFDA * Connait les exigences et les contraintes de chaque contrat signé par la mission * Maintient qu’ACF adhère aux réquisits à propos de son enregistrement et est à jour des ses obligations dans le pays surtout aux niveaux des législations et des taxes

Profil du candidat
Expériences : Qualifications: Niveau d’études/diplôme spécifique : • Bac plus 2 (universitaire ou équivalent en Gestion, finances), bonne maîtrise des outils de gestion souhaité et bonne compréhension des procédures ACF. • Expérience ou maîtrise du logiciel SAGA. • Les qualités de rigueur, de clarté, d’honnêteté, de sens de l’organisation, d’ouverture d’esprit et de flexibilité. • Compétences pédagogiques et de formation • Une bonne connaissance informatique est indispensable.
Langues : English french
Conditions
Statut : CDD
Durée du contrat : 12 mois
Salaire / Indemnité : TBD
Documents à envoyer : Please apply online at : http://www.actionagainsthunger.org/get-involved/jobs/field/coordinateur-administration-0
Contact : Ngniabe Ndao
Email : Jobs@actionagainsthunger.org

Société