Assistant administratif aux opérations  

Date
1/3/2017

Validité
09/03/2017

Fonction

Département

Type de contrat
Contrat à Durée Déterminé (CDD) - Temps Plein

Description
Job Description

Poste Assistant administratif aux opérations
BAND C
SUPERVISEUR Directeur de coordination Kolwezi
LIEU D’AFFECTATION Kolwezi
DUREE 3 Mois


I. RESPONSABILITES GENERALES:

L’Assistant Administratif aux opérations est chargé de fournir un soutien administratif et organisationnel à l’unité d’Operations à Kolwezi. Il travaille en étroite collaboration avec le responsable des achats et le gestionnaire des opérations pour fournir des fonctions administratives à l’appui de la mise en œuvre opportune et efficace de la portée technique du projet de travail et à s’assurer que les projets et les activités reçoivent l’assistance requise tel que décrit ci-dessous.


II. TACHES ET RESPONSABILITÉS:

1. Tâches administratives

• Réception, impression et enregistrement des demandes d’achat.
• Assurer le monitoring des Demandes d’Achat et fournir des conseils aux demandeurs.
• Assurer la préparation matérielle des réunions des opérations, des analyses et évaluations des offres et rédaction des Procès-verbaux et en assurer la distribution.
• Suivi de signature des bons de commandes et leur transmission aux émetteurs.
• Suivi des paiements des factures des fournisseurs et en tenir informer les staffs concernés.
• Assurer un meilleur classement des dossiers des approvisionnements (dossiers en cours et dossiers clôturés)
• La rédaction des correspondances du département des opérations.
• Suivi des achats avec les coordinations.

2. Office management

• Assurer la propreté du bâtiment et de la cours.
• Superviser le staff de nettoyage.
• Assurer l’entretien et réparation de la plomberie, de l’électricité et autres commodités dans le bâtiment.
• Assurer le bon fonctionnement des climatiseurs et autres équipements dans le bâtiment.
• Contact avec les artisans et sélectionner à chaque fois les mieux offrants.
• Mettre en place la procédure de gestion du bâtiment et des maintenances des commodités.
• Assurer la fourniture des pauses café au staff dans le bureau


3. Le Procurement : Exécuter les achats de moins de $3000,00

• Préparer les demandes de cotations et les envoyer aux fournisseurs.
• Analyser les offres et sélectionner les fournisseurs les mieux offrant répondant aux intérêts de MSH.
• Préparer les bons de commande, faire le suivi des signatures à l’interne et confirmer les commandes auprès des fournisseurs.
• Faire le suivi de livraison des commandes auprès des fournisseurs.
• Payer les fournisseurs.
• Rapportage mensuel sur les achats exécutés.


III. QUALIFICATIONS REQUISES

• Avoir un diplôme universitaire, le diplôme dans les sciences de gestion et administration est un atout.
• Avoir au moins une expérience de 2 ans dans les domaines des opérations (logistique et / ou administration)
• Maîtrise de l’informatique, savoir utiliser Excel et Word.
• Maitrise du français, fortement préférée et celle de l’anglais souhaitée
• Connaissance de la ville de Kolwezi.
• Avoir des aptitudes pour la gestion simultanée des tâches multiples, établir des priorités.
• Solides compétences organisationnelles et attention aux détails.
• Créativité, flexibilité, un jugement sain, et capacité à prendre des initiatives et mener à bien le travail de façon indépendante.
• Bonnes aptitudes de communication.
• Excellentes compétences interpersonnelles et aptitude démontrée à interagir de façon professionnelle avec le personnel culturellement diversifié et des consultants.


Les Candidat(e)s intéress(é)es sont invit(é)es à soumettre à l’adresse ci-dessous leur curriculum vitae, copies de services rendus et celle du permis de conduire accompagnés Candidats intéressés : Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation à l’adresse https://jobs-msh.icims.com au plus tard le 09 Mars 2017. (Obligatoire)


Management Sciences for Health est un employeur de l'égalité professionnelle offrant des chances d’emploi sans aucun égard à la race, la couleur, la religion, le sexe, l'orientation sexuelle, l'âge, l'origine nationale, la citoyenneté, l’handicap physique ou mental ou le statut d’handicapé ou d'ancien combattant du Vietnam de l’armées des États-Unis.

Société

Nom MSH
Description Management Sciences for Health
Expertise:
- Human Resources for Health
- Leadership & Management
- Pharmaceutical Management
- Child Health HIV & AIDS
- Malaria Reproductive Health
- Tuberculosis
Adresse Avenue O.U.A. n°1 enceinte PROCOKI, Q. GB Commune Gombe Kinshasa  
Ville Kinshasa 
Téléphone  
Fax  
E-mail  
Site Web http://www.msh.org 
Contact https://jobs-msh.icims.com
Tél.:Fax: +1(617) 250-9092


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