Office Assistant  

Date
5/12/2016

Validité
15/12/2016

Fonction

Département

Type de contrat
Contrat à Durée Déterminé (CDD) - Temps Plein

Description
AVIS DE RECRUTEMENT

Poste Office Assistant
BAND C
SUPERVISEUR Senior Operation Manager
LIEU D’AFFECTATION Kinshasa


I. RESPONSABILITES GENERALES:

L’Office Assistant fournit un soutien administratif et logistique à l'équipe des opérations. Il / elle apporte son soutien à l’implémentation du projet IHP plus financé par USAID en fournissant des services qui incluent, la gestion des bureaux, la gestion des équipements et de stock, exécution des achats de services des entretiens et maintenances des bureaux et autres activités connexes et assure que le projet reçoit l’assistance requise tel que décrit ci-dessous.

II. TACHES ET RESPONSABILITÉS:

1. Office management

• Assurer que les installations électriques, d’eau et sanitaires sont en parfait état de fonctionnent dans les bureaux.
• Assurer que tous les appareils électroménagers (climatiseurs, cuisinières, bornes fontaines…) sont en parfait état de fonctionnement dans le bureau.
• Assurer que les portes, fenêtres, rideaux et autres sont en parfait état fonctionnement.
• Assurer que l’ascenseur est dans un parfait état de fonctionnement.
• Payer les factures d’eau et d’électricité.
• Assurer la propreté du bâtiment et de la cours.
• Pourvoir aux cuisines le lait, le thé et ustensiles usuels.
• Veiller à ce que les toilettes sont pourvues en fournitures nécessaires.
• Tenir le calendrier des réservations, organiser les salles de réunion selon le nombre de participant et en informer les ménagers pour tout éventuelle assistance.
• Sélectionner les artisans techniciens pour les services d’entretien et réparations des bureaux MSH.
• Superviser le staff de nettoyage et gestion des journaliers.
• Mettre en place la procédure de gestion du bâtiment et des maintenances des commodités.

2. Gestion des équipements et du magasin des fournitures de bureau

• Assurer la gestion du magasin des fournitures de bureau, gérer le processus d’inspection et de réception, de stockage et de livraison des biens.
• Assurer que tous les outils de gestion du magasin sont mis en place (fiche de stock, registre de magasin, bordereau de livraison, bon de sortie, fiches des inventaires…)
• Assurer le rangement et la propreté du magasin.
• Rapporter chaque mois les inventaires théoriques du magasin et préparer l’état de besoin pour le réapprovisionnement.
• Procéder aux inventaires physiques réguliers de stock et des équipements et rapporter à la hiérarchie.
• Taguer tous les nouveaux équipements.
• Faire le suivi de tous les équipements, mettre à jour la liste des inventaires et rapporter chaque mois à la hiérarchie.

3. Le Procurement : Achat des services d’entretien et de Maintenance

• Tenir une liste des fournisseurs de services d’entretien et maintenance domestiques.
• Préparer les demandes de cotations et les envoyer aux fournisseurs.
• Analyser les offres et sélectionner les fournisseurs les mieux offrant répondant aux intérêts de MSH.
• Préparer les bons de commande, faire le suivi des signatures à l’interne et confirmer les commandes auprès des fournisseurs.
• Faire le suivi de livraison des biens et services auprès des fournisseurs.
• Payer les fournisseurs.
• Rapportage mensuel des achats exécutés.

III. QUALIFICATIONS REQUISES

• Avoir un diplôme universitaire, le diplôme dans les sciences de gestion et administration est un atout.
• Avoir au moins une expérience de 2 ans dans les domaines des opérations (logistique et / ou administration)
• Maîtrise de l’informatique, savoir utiliser Excel et Word.
• Maitrise du français, fortement préférée et celle de l’anglais souhaitée
• Connaissance de la ville de Kinshasa.
• Avoir des aptitudes pour la gestion simultanée des tâches multiples, établir des priorités.
• Solides compétences organisationnelles et attention aux détails.
• Créativité, flexibilité, un jugement sain, et capacité à prendre des initiatives et mener à bien le travail de façon indépendante.
• Bonnes aptitudes de communication.
• Excellentes compétences interpersonnelles et aptitude démontrée à interagir de façon professionnelle avec le personnel culturellement diversifié et des consultants.

Pour être considéré pour ce poste, veuillez soumettre votre CV accompagné d'une lettre de motivation sur le site web de MSH : https://jobs-msh.icims.com (prière de noter que le site est obligatoire pour tout dossier et les instructions sont disponibles en anglais seulement).

La date limite de soumission des candidatures est fixée au 15 décembre 2016.

Aucune candidature ne sera acceptée passé ce délai ni sur le site web ni par courrier électronique.


Magement Sciences for Health is an equal opportunity employer offering employment without regard to race, color , religion, sex, sexual orientation, age, national origin, citizenship, physical or mental handicap, or status as a disabled or Vietnam Era veteran of the US Armed Forces.

Société

Nom MSH
Description Management Sciences for Health
Expertise:
- Human Resources for Health
- Leadership & Management
- Pharmaceutical Management
- Child Health HIV & AIDS
- Malaria Reproductive Health
- Tuberculosis
Adresse Avenue O.U.A. n°1 enceinte PROCOKI, Q. GB Commune Gombe Kinshasa  
Ville Kinshasa 
Téléphone  
Fax  
E-mail  
Site Web http://www.msh.org 
Contact https://jobs-msh.icims.com
Tél.:Fax: +1(617) 250-9092


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