Assistant Administratif  

Date
28/6/2016

Validité
14/07/2016

Fonction

Département

Type de contrat
Contrat à Durée Déterminé (CDD) - Temps Plein

Description
DESCRIPTION DE POSTE

TITLE: Assistant Administratif
BAND: C
REPORTS TO: Procurement Associate
LOCATION: Lubumbashi, D.R. Congo


Responsabilités:

L’Assistant Administratif est responsable d’assurer les activités de liaison et de facilitation tant pour les activités liées à la gestion des bureaux MSH qu’à celles liées à l’administration au profit du personnel de MSH, des partenaires et des visiteurs.
Il / elle travaille en étroite collaboration avec le Procurement Associate pour assurer des fonctions administratives pour l'appui de la mise en œuvre opportune et efficace au programme, et à s'assurer que les projets et les activités reçoivent l'assistance requise tel que décrit ci-dessous.

Responsabilités particulières:

1. Saisir les correspondances administratives, notamment les billets d’envoi aux hôpitaux et centres médicaux
2. Assurer l’exécution des tâches administratives et de secrétariat (Faxer, scanner des documents, relier les photocopies et rédiger des rapports des réunions du bureau).
3. Organiser et mettre en place des réunions et des conférences téléphoniques.
4. Organiser les services de messagerie ainsi que les lettres de transport les maintenir d'une manière ordonnée.
5. Assurer la réception et l’envoi des courriers ainsi que la distribution a temps aux destinataires finaux.
6. Avec l'aide et la supervision du Procurement Associate, de développer un système de classement pour les rapports de service
7. Assurer la gestion des fournitures de bureau.
8. Aider dans la gestion des horaires des réunions du personnel ainsi que l'élaboration du programme de ces réunions et en assurer la distribution des procès-verbaux.
9. Recevoir et faire des appels téléphoniques liés au projet et rendez-vous nécessaires.
10. Trier, dater et distribuer le courrier
11. Recevoir et orienter les visiteurs et prendre des messages appropriés.
12. Appuyer le Procurement Associate dans la réception des intrants destinés aux Bureaux de Coordination via Représentation Provinciale
13. Enregistrer les visites
14. Assurer l’enregistrement et le classement de tous les courriers entrants et sortants
15. Assurer le suivi des services de nettoyage tout en veillant à l’ordre et à la propreté du bâtiment et de la cour
16. Assumer aussi l’intérim du Procurement Associate.
17. Exécuter d’autres tâches administratives qui lui sont confiées par le par le Représentant Provincial de PROSANIplus
18. Exécute d’autres taches suivants les besoins et les demandes du superviseur
19. Fournir un soutien administratif lié au procurement (réception Purchase Request, impression des Purchase Request et documents y relatifs, assurer une première analyse (contrôle check list) et conseiller utilement l’émetteur du Purchase Request), en accord les politiques et procédures de MSH
20. Etablit les bons de commandes pour des petits achats locaux décentralisés
21. Vérifier les documents d’achats avant envoi vers les Finances pour paiement


QUALIFICATIONS:

1. Diplôme secondaire ou Bac + 2.
2. Une expérience significative de gestion de bureau, y compris les bureaux et les tâches de secrétariat.
3. Une expérience de travail dans une ONG d’au moins deux ans
4. Solides compétences organisationnelles et attention aux détails.
5. Les compétences en informatique, notamment maîtrise de Microsoft Office (Word et Excel, Outlook).
6. Créativité, flexibilité, jugement sain, et capacité à prendre des initiatives et mener à bien le travail de façon indépendante.
7. Bonnes aptitudes de communication.
8. Excellentes compétences interpersonnelles et aptitude démontrée à interagir de façon professionnelle avec le personnel culturellement diversifié et des consultants.
9. Maîtrise du français, fortement préférée et celle de l’anglais souhaitée


Pour appliquer à ce poste, envoyer une lettre de demande d’emploi ainsi que votre CV, en spécifiant la position (le poste), à: https://jobs-msh.icims.com au plus tard le 14 Juillet 2016.

Management Sciences for Health is an equal opportunity employer offering employment without regard to race, color , religion, sex, sexual orientation, age, national origin, citizenship, physical or mental handicap, or status as a disabled or Vietnam Era veteran of the US Armed Forces.


Société

Nom MSH
Description Management Sciences for Health
Expertise:
- Human Resources for Health
- Leadership & Management
- Pharmaceutical Management
- Child Health HIV & AIDS
- Malaria Reproductive Health
- Tuberculosis
Adresse Avenue O.U.A. n°1 enceinte PROCOKI, Q. GB Commune Gombe Kinshasa  
Ville Kinshasa 
Téléphone  
Fax  
E-mail  
Site Web http://www.msh.org 
Contact https://jobs-msh.icims.com
Tél.:Fax: +1(617) 250-9092


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